آداب مذاكره حضوری

* تعیین وقت مذاكره:
دنیای اقتصاد: هیچ‌وقت بدون اطلاع و آمادگی قبلی با كسی مذاكره نكنید و هیچ كسی را نیز در چنین موقعیتی قرار ندهید.

* تعیین افراد مذاكره‌كننده:
قبل از مذاكره بدانید كه با چه كسانی و با چه سمتی مذاكره دارید تا شما نیز بتوانید پیش‌بینی‌های لازم، برای همراهی همكاران لازم برای مذاكره را داشته باشید.

1 - نوع پوشش باید رسمی باشد.

2 - در مذاكرات مختلف از رنگ‌های مختلف استفاده كنید. هیچ‌وقت چند جلسه مذاكره را با یك رنگ ثابت برگزار نكنید.

3 - در ملاقات با شركت‌های دولتی، مراقب استفاده از پوشش‌های مخصوص كشورهای خارجی همانند كراوات یا پیراهن آستین‌كوتاه باشید، این مطلب را به یاد داشته باشید كه همیشه فرهنگ و عرف مقدم بر استاندارد است.

4 - هنگامی كه مثلا وظیفه فروش به یك قشر آسیب‌پذیر جامعه را بر عهده دارید، از پوشیدن لباس‌های گرا‌ن‌قیمت كه شبهه اعمال پرستیژ یا فخرفروشی را داشته باشد، خودداری كنید.

5 - در هر نوع مذاكراتی، استفاده از لباس‌های اسپرت نظیر شلوار لی، تی‌شرت، كفش‌های ورزشی و ... فاجعه است!

6 - استفاده از خودكار و همراه داشتن یك دفترچه یادداشت كوچك.

7 - اتومبیل؛ نوع اتومبیل نیز ارتباط كامل با هدف جلسه دارد كه باید به آن توجه شود.

* قوانین استفاده از تلفن همراه:

 1- كسی كه در حال حاضر با او هستید مقدم است؛‌ ‌بنابراین هنگام برقراری ارتباط با تلفن همراه به شخص پشت خط اعلام كنید بعدا با وی تماس می‌گیرید و بلافاصله تلفن را قطع كنید.

 2 - در هنگام حضور در جلسات رسمی یا تجاری، تلفن همراه خود را حتما خاموش كنید.

 3 - از دریافت یا خواندن و توجه كردن به پیام‌های كوتاه در حین مذاكره خودداری كنید.

 4 - زمان مناسبی را برای زنگ زدن انتخاب كنید. مثلا از زمان تنفس استفاده كنید.

 5 - مكان خصوصی یا نسبتا خلوتی را برای صحبت كردن انتخاب كنید.

*پذیرایی:
به عنوان قاعده كلی باید پذیرفت كه میز مذاكره میز پذیرایی نیست، بنابراین در صورت طولانی شدن مذاكرات سعی كنید هرگونه پذیرایی منحصرا در ساعت تنفس اتفاق بیفتد ودر هنگام پذیرایی باید قواعد زیر را رعایت كرد:

1 - قبل از شروع مذاكره گرسنه تا تشنه نباشید.

 2- در صورتی كه در انتخاب نوع خوراكی حق انتخاب داشته باشید آن نوع را انتخاب كنید كه از پرستیژ بیشتری برخوردار باشد.

 3- از خوردن خوراكی‌هایی كه مصرف آنها سخت است یا در هنگام خوردن احتمال كثیف شدن پیراهن یا لباس شما وجود دارد، خودداری كنید.

 4- در هنگام نوشیدن یا خوردن، مراقب صدای دهان خود باشید.

 5- اگر به وقت ناهار نزدیك شدید، به هیچ وجه سنگین غذا نخورید.

 6- در هنگام استفاده از كارد، چنگال، یا قاشق، پس از تمام شدن غذا یا خوراك، این وسایل را با دهان پاك نكنید.

 7- تا انتهای خوراكی را میل نكنید.

*استفاده از دستور جلسه:
در مذاكرات حتما سعی كنید دستور جلسه داشته باشید و قبل از شروع مذاكره، آن را برای طرف مقابل نیز مطرح كنید تا در مورد موضوع جلسه توافق به عمل آمده باشد. داشتن دستورجلسه چند فایده دارد كه می‌توان به آنها اشاره كرد:

الف: احتمال بروز موارد غافلگیر كننده را در جریان مذاكره كاهش می‌دهد.

 ب: اطلاعات مربوط به فهرست خواسته‌های طرف مقابل را در اختیارتان می‌گذارد.

 ج: از پراكنده شدن مطالب و از هر دری سخن گفتن جلوگیری می‌شود.

1 - در جلسات آینده مانع از بحث روی مواردی می‌شود كه قبلا توافق شده‌اند.

2 - تعهد طرفین را به اجرای بندهای توافق شده بیشتر می‌كند. اصولا كسانی كه حاضر هستند پای برگه‌ای را امضا كنند، به‌طور طبیعی احساس مسوولیت بیشتری را در خود حس خواهند كرد.

3 - چون امكان دارد در حین مذاكره روی مباحث مختلفی بحث شود با تنظیم صورت جلسه روی نكات كلیدی مذاكره توافق همگانی انجام می‌گیرد.